En un contrato de O&M, pueden identificarse cuatro fases o momentos clave:

- Preparación y firma del contrato.

Esta es una actividad fundamental, pues este documento en el que se basarán las relaciones entre cliente y proveedor va a marcar todo lo que suceda a partir de ese momento. Es muy importante estudiar cual es el tipo de contrato más conveniente para los objetivos que se pretenden, sopesando pro y contras, y asegurarse de elegir al contratista más apropiado (que a menudo no es el más barato)

- Fase inicial (implantación o movilización)

En esta fase, el contratista analiza las instalaciones, forma al personal, prepara las herramientas y medios técnicos que necesitará para el desarrollo del contrato, acopia el repuesto que necesitará, elabora un plan de mantenimiento para las instalaciones y prepara las instrucciones de operación

Es muy habitual que esta fase se descuide. Muy a menudo el contratista no comprueba el estado de las instalaciones de las que se hace cargo, no forma al personal adecuadamente, no estudia el plan de mantenimiento más adecuado para las instalaciones y/o no redacta unas instrucciones de operación adecuadas. Una fase inicial defectuosa provoca que, en los momentos iniciales del contrato, la producción se vea afectada. El principal problema que suele aparecer es que las incidencias que se producen en esta fase no se resuelven con rapidez, pues el nuevo personal que se hace cargo de las instalaciones desconoce la planta y sus problemas. Cualquier pequeño fallo o problema puede convertirse en una parada de la producción, por tiempo indefinido.

Por ello, el cliente debe asegurarse de que ese periodo inicial se aborda con el rigor necesario, y no debe autorizar el cambio o el inicio del contrato hasta asegurar que la empresa contratista conoce la planta y sus problemas, y el personal está adecuadamente formado.

- Desarrollo del contrato

Abarca desde el momento en que se inicial los trabajos de operación y mantenimiento hasta el momento en que el cliente decide prescindir de los servicios del contratista y comunica a éste que en un periodo de tiempo determinado finalizará el contrato.

En esta fase son varios los aspectos que deben cuidarse:

- El cumplimiento de las instrucciones de operación previamente elaboradas, y su actualización de acuerdo a la experiencia que se va obteniendo en la planta
- La puesta en marcha de un Plan de Mantenimiento que permita cumplir los objetivos de disponibilidad. Debe entenderse que dicho plan es un documento vivo, y que debe modificarse en función de los resultados que se vayan obteniendo
- La adecuada atención a los fallos que se producen (mantenimiento correctivo)
- El registro de toda la información que se genera y que pueda ser útil en el presente y en el futuro, tanto para el contratista como para el cliente. Esta información se vuelve muy valiosa cuando quiere estudiarse la evolución de determinados parámetros, y sobre todo, cuando el cliente decide prescindir de los servicios del contratista

- Final del contrato (desimplantación o desmovilización).

El cliente puede verse seriamente afectado por una fase de finalización defectuosa. El contratista, una vez conoce que su contrato finaliza, pierde el interés por lo que ocurra con el futuro de la planta. Por ello, hará lo mínimo que su contrato le exija, y a veces, ni siquiera eso. El riesgo de que la planta se descuide en los últimos meses del contrato es muy alto. Por ello, este periodo debe ser tan breve como sea posible: lo suficiente para asegurar que la fase de inicio del nuevo contrato o la nueva situación se realiza con garantías de éxito. Es muy importante realizar una evaluación del estado técnico en que queda la planta (auditoría técnica de la instalación), por si fuera necesario exigir responsabilidades a la empresa contratista ‘saliente’ y por garantizar que el contratista ‘entrante’ conoce los principales problemas.